ESSEN // „Ab 2025 sollen alle Unternehmen in Deutschland untereinander nur noch E-Rechnungen stellen. Das heißt, dass man die Vorsteuer dann nicht mehr aus Papierrechnungen, sondern nur noch aus den elektronischen Rechnungen erhält“, erklärt Steuerberater Roland Franz. Nach derzeitigem Stand sind von der Regelung alle umsatzsteuerpflichtigen Betriebe in Deutschland betroffen. Die Planungen der Bundesregierung sehen vor, die E-Rechnungspflicht in einem ersten Schritt für inländische Rechnungen zwischen den Unternehmen zum 1. Januar 2025 einzuführen.
Einheitliches elektronisches Einzelumsatz-Meldeverfahren
„In einem zweiten Schritt will die Bundesregierung ein bundesweit einheitliches elektronisches Einzelumsatz-Meldeverfahren beziehungsweise ein Meldesystem einführen, um den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen und um eine stärkere Digitalisierung des Steuerverfahrens zu erreichen“, erklärt Roland Franz von der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert. Der Experte fährt fort: „Das Meldesystem, das das Erstellen, Prüfen und Weiterleiten von Rechnungen ermöglichen soll, basiert auf einer Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung.“
Die Bundesregierung plant daher als Starttermin für die E-Rechnungspflicht bereits den Jahreswechsel. Ab dem Zeitpunkt müssen nach den Plänen alle Firmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen; für die Erstellung und den Versand von elektronischen Rechnungen sollen die Betriebe nach den aktuellen Plänen zwei Jahre mehr Zeit erhalten und somit spätestens ab Januar 2027 eigene Rechnungen nur noch elektronisch versenden dürfen.
Was ist eine E-Rechnung?
Was ist eine E-Rechnung? Als E-Rechnung werden die entsprechenden Informationen elektronisch übermittelt und automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgängige digitale Bearbeitung vom Erstellen der Rechnung bis zur Zahlung der erhobenen Beträge möglich. Eine E-Rechnung stellt den kompletten Inhalt – anstatt auf Papier oder in einer Bilddatei wie einem PDF-Dokument in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.
Eine PDF-Rechnung wird in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich jedoch um eine digitale und bildliche Rechnung, die kein automatisches und elektronisches Verarbeiten ermöglicht und somit keine E-Rechnung darstellt.
Frühzeitig mit dem Thema E-Rechnung zu beschäftigen
Franz empfiehlt, sich frühzeitig mit dem Thema E-Rechnung zu beschäftigen und möglichst schnell mit dem Umstellen der Prozesse zu beginnen. Der Steuerberater geht ins Detail: „Dafür benötigt man eine geeignete Software und eine entsprechende technische Infrastruktur. Die neuen Regularien des Gesetzgebers unterstreichen nochmals die gestiegene Wichtigkeit der Kontrolle IT-gestützter Prozesse und der im Unternehmen eingesetzten Verfahren sowie Systeme zum Erstellen und Weiterleiten und zum Empfang von Rechnungen.“
Außerdem seien Software-Systeme zur revisionssicheren Speicherung der digitalen Belege und Datensätze zwingend erforderlich, zum Beispiel für das Dokumentenmanagement, erklärt Franz.
Vorteile für Firmen
Vorteile haben diejenigen Firmen, die bereits Leistungsbeziehungen zu öffentlichen Verwaltungen haben, da dort die E-Rechnungspflicht bereits umgesetzt wurde. Werden bereits E-Rechnungen mit entsprechenden Systemen erstellt, kann beim weiteren Umstellen darauf aufgebaut werden.
Im Hinblick auf das zukünftige digitale Meldesystem der Finanzverwaltung ist besonders der digitale Belegaustausch mit dem Steuerberater eine wesentliche Voraussetzung, um der Meldepflicht nachkommen zu können.
Dabei gelte es zu bedenken, so Franz, dass die Digitalisierung der Rechnungsprozesse und ein Realisieren der weiteren erforderlichen Prozesse nicht von heute auf morgen umsetzbar ist. „Das erfordert Zeit und Know-how.“
Wirtschaftliche Vorteile
Der Umstieg bringt für die Unternehmen zahlreiche wirtschaftliche Vorteile mit sich, denn durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung lassen sich Prozesse verbessern, beschleunigen und kostengünstiger gestalten, zum Beispiel:
[bul]Sinkende Kosten durch den Wegfall von Rechnungsdruck, Papier, Briefumschläge und Porto,
[bul]Ersparnis von Zeit, Versand- und Personalkosten,
[bul]frühzeitiger Zahlungseingang im Unternehmen möglich, da die Rechnung früher beim Kunden eingeht und schneller bearbeitet werden kann,
[bul]Reduzierung von Eingabefehlern,
[bul]Vereinfachung der Archivierung und
[bul]ein geringerer Papierverbrauch.
red