KAMEN // Schneit ein Brief mit einer solchen Ansprache ins Haus, kündigt sich der Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung an: „Sehr geehrte Damen und Herren, die Rentenversicherungsträger sind verpflichtet, mindestens alle vier Jahre bei den Arbeitgebern zu prüfen, ob diese ihre Pflichten nach dem Sozialgesetzbuch erfüllen.“ Der Besuch und somit der Blick in die Bücher kann allerdings keinesfalls früher als 14 Tage nach Empfang der Ankündigung erfolgen. Eine gute Vorbereitung spart Nerven und Zeit.
Die Rentenversicherungsträger prüfen, ob die Arbeitgeber die Beiträge zur Kranken-, Renten-, Pflege-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung korrekt berechnet und abgeführt haben. Auch wird geschaut, ob die gesetzlichen Meldepflichten eingehalten wurden. Alle Beschäftigungs- und Ausbildungsverhältnisse, die innerhalb des Prüfzeitraums – im Regelfall sind das vier Jahre – bestanden haben oder noch bestehen, werden betrachtet. Schwerpunktmäßig wird dabei auf drei Dinge geachtet: auf die versicherungsrechtliche Beurteilung, auf die Berechnung und Zahlung der Beiträge und auf die Abgabe von Meldungen.
Deswegen muss der Chef beziehungsweise der von ihm mit der Lohnbuchhaltung betraute Mitarbeiter alle Entgeltunterlagen und Beitragsabrechnungen vollständig und geordnet parat haben. Meistens wird die Prüfung in den (Geschäfts-)Räumen des Unternehmens oder beim Steuerberater durchgeführt.
Unterlagen bereithalten
Dabei sollten auch Entgeltunterlagen von Personen vorgelegt werden können, die nicht sozialversicherungspflichtig abgerechnet werden. Insbesondere die Beurteilung von mitarbeitenden Gesellschaftern oder Familienangehörigen sowie von Personen, die als Selbstständige tätig sind, sind für die Prüfer interessant. Auch Werkstudenten, Praktikanten oder geringfügig Beschäftigte sind ein Thema bei den Prüfungen, denn die Regeln zur Versicherungspflicht dieser Gruppe sind teilweise sehr komplex. Deswegen ist es wichtig, dass alle Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert sind.
Zusätzlich können die Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden in Augenschein genommen und auf sozialversicherungsrechtlich Relevantes hin geprüft werden. Der Prüfer schaut sich auch die Umlagen und Erstattungen im Rahmen der Entgeltfortzahlungsversicherung an sowie die Meldungen zur Sozialversicherung, zum Beispiel die Jahresmeldungen.
Ist der Betriebsprüfer durch, führt er ein Abschlussgespräch mit dem Arbeitgeber. Dabei wird der darüber informiert, in welcher Höhe er gegebenenfalls Beiträge nachzahlen muss oder ob Beiträge erstattet werden können. Natürlich nennt er auch die Gründe dafür. Der Arbeitgeber sollte an dieser Stelle bereits die Chance nutzen, seine Argumente zu strittigen Punkten vorzutragen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass an diesem Gespräch auch der verantwortliche Mitarbeiter teilnimmt.
Innerhalb von zwei Monaten nach der Prüfung teilt die Rentenversicherung dem Unternehmen das Ergebnis der Betriebsprüfung mit. Eine entsprechende Information erhalten auch die Unfallversicherungsträger und die beteiligten Einzugsstellen. Ist der Arbeitgeber mit dem Ergebnis (oder mit Teilen in der Auflistung) nicht einverstanden, so kann er gegen den Bescheid innerhalb eines Monats nach seiner Bekanntgabe – schriftlich – Widerspruch erheben.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (EuBP): Mit der EuBP kann der Aufwand einer Betriebsprüfung reduziert werden. Aus dem Entgeltabrechnungsprogramm werden die Daten maschinell an den Rentenversicherungsträger übermittelt. Dort werden die Daten geprüft und anschließend das Ergebnis mit dem Arbeitgeber besprochen. Im Idealfall entfällt dadurch die Prüfung von Unterlagen beim Arbeitgeber. Die EuBP kann optional genutzt werden, wenn das Entgeltabrechnungsprogramm dieses Verfahren unterstützt.
Kritisch hinterfragen
Das folgende Urteil zeigt, dass Arbeitgeber sich nicht blind auf ihren Steuerberater verlassen sollten. Vor dem Bayerischen Landessozialgericht ging es um einen Zahnarzt, der die Beurteilung der Sozialversicherungspflicht seiner Beschäftigten seinem Steuerberater übertragen und auch nicht mal stichprobenartig geprüft hatte, ob alle Entscheidungen nachvollziehbar waren. Aus einer Betriebsprüfung der Rentenversicherung resultierte eine saftige Nachzahlung. 73.000 Euro sollte der Zahnarzt bezahlen, weil der Steuerberater das an einen Mitarbeiter gezahlte Arbeitsentgelt als beitragsfrei angesehen, es für die Feststellung seiner Versicherungspflicht aber angesetzt hatte.
Diesen groben Fehler musste sich der Zahnarzt zurechnen lassen – und auf seine Kosten korrigieren (Az. L 5 KR 392/12). Auch der Versuch, das Urteil vom Bundessozialgericht noch einmal prüfen zu lassen, scheiterte. (Az: B 12 KR 88/16 B)
bü
(DTZ 34/19)